Steuerberatung 4.0 – DANTAX setzt auf smartPS

DANTAX hat sich seit mehr als 30 Jahren auf die steuerliche Beratung von Dänen und dänischen Unternehmen spezialisiert, die in Deutschland wirtschaftlich aktiv sind. In Dänemark wird bereits deutlich länger als in Deutschland digitale Technik in der Steuerverwaltung und Kommunikation eingesetzt. Neben einer starken Kundenorientierung setzt DANTAX insbesondere auf effektive Prozesse, die optimal durch digitale Technik unterstützt werden. DANTAX hatte daher bereits seit Mitte der 90er Jahre eine digitale Aktenführung im Einsatz.

Die selbstprogrammierte Lösung, die nicht mehr wirtschaftlich an die allgemeine Technologieentwicklung angepasst werden konnte, sollte durch ein etabliertes DMS-System abgelöst werden. Dabei sollten bewährte bestehende Prozesse möglichst erhalten bleiben unter anderem auch um den Umstellungsaufwand für die Mitarbeiter möglichst gering zu halten.  „Herausfordernd bei der Marktsondierung war vor allem die Feststellung, dass die Wahl für einen Implementierungspartner mindestens genauso wichtig für einen Erfolg sein wird, wie die Auswahl eines guten DMS Systems“, weiß Michael Specht, IT-Verantwortlicher der Dantax, zu berichten.

Im Auswahlverfahren setzte sich am Ende die smartPS GmbH durch. „smartPS zeigte uns in der Produktvorstellung auf der Basis unserer vorbereiteten Informationen, wie man sich unsere zukünftige Lösung vorstellt. Durch den agilen Ansatz in der Projektierung ergab sich die Möglichkeit auch die eigenen Mitarbeiter bereits im laufenden Entwicklungsprozess an das neue System heranzuführen. Zudem konnten wir so laufend den Entwicklungsprozess verfolgen und ggfs. beeinflussen“, so Michael Specht.

Im März 2015 wurde mit der Installation und einer Teststellung begonnen, aus der die Sicherheit hervorgehen sollte, dass die getroffene Entscheidung richtig war. Der Start zeigte schnell bemerkenswerte Ergebnisse, so dass mit großem Elan die Teststellung in eine zielgerichtete Projektierung überging. Anschließend erwies sich, dass der Umstieg von einer über 17 Jahre stetig weiterentwickelten Lösung auf ein neues System im Detail große Herausforderungen mit sich bringt. Geduld und die Entwicklung und Umsetzung tragfähiger Kommunikationsstrukturen waren letztlich die Grundlage für die Umsetzung des Projektes.

Aus diesem Grunde wurde der zunächst für den Sommer geplante Start in den Produktivbetrieb auf den 01. Oktober verschoben. Mit diesem Datum wurde die alte Anwendung abgeschaltet und im Rahmen der Projektierung auch eine komplette Altdatenübernahme durchgeführt.

Seither wird mit stetig zunehmender Akzeptanz die neue Lösung genutzt. Jan Meyer-Sievers, projektverantwortlicher Geschäftsführer der Dantax: „Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Wir haben mit dem Wechsel zugleich die Chance genutzt, die Prozessunterstützung unserer Kerntätigkeiten weiter zu optimieren. Das System hat zudem viel Potential, weitere Prozesse digital unterstützen zu lassen und auch die geplante Umsetzung des E-Government zu integrieren.“

Wir freuen uns über den gemeinsamen Projekterfolg und wünschen der Dantax, dass unsere Lösung viel Freude und vor allem Erleichterung bringt.

Zudem danken wir herzlich für die partnerschaftliche Zusammenarbeit!