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Themenabend zum Dokumentenmanagement-System (DMS)
Am 16.06.2015 im Landhaus Seela, Braunschweig
Lösungen für den Einkauf
Von der Anfrage bis zur Volltextsuche –
(Wir danken für die Bereitstellung des nachfolgenden Textbeitrages durch den BME Braunschweig!)
Viele interessierte Teilnehmer aus unterschiedlichen Branchen trafen sich am Dienstagabend aus der Region Braunschweig, um sich über ein DMS zu informieren und sich auszutauschen. Fachlich wurden die Teilnehmer durch einen Vortrag von Matthias Frank, Geschäftsführer der smartPS, auf die Thematik eingestimmt. Herr Frank zeigte die vielseitigen Chancen und Möglichkeiten auf, welche durch die Einführung eines DMS für den Einkauf entstehen und angeboten werden.
Zum Vortragsinhalt
Speziell im Einkauf sind schnell verfügbares Wissen über Lieferantenverträge und die Geschäftsentwicklung von enormer Bedeutung. Auch der Einblick in eingehende Rechnungen sowie ein klar strukturiertes Freigabeverfahren dafür sind elementar.
Dieses Wissen verteilt sich grundsätzlich über das gesamte Unternehmen. Je komplexer diese aufgestellt sind, desto mehr Aufwand entsteht im Einkauf bei der Ermittlung und Verwaltung dieses Wissens.
Moderne DMS-Lösungen helfen insbesondere dem Einkauf, denn sie schaffen Transparenz über Prozesse und Informationen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Durch die digitale Rechnungseingangsbearbeitung wird nicht nur der Zugriff auf alle Rechnungen jederzeit gewährleistet, die Lösung weist u.a. auch auf Abweichungen von Rechnungskonditionen zu verhandelten Konditionen auf. Werden zudem Verträge und Bestellungen in digitalen Akten verwaltet, kann auf diese sowie Lieferscheine und Korrespondenzen sofort zugegriffen werden. Durch dieses Wissen, ist der Einkauf auch bei spontan geführten Gesprächen mit Lieferanten unmittelbar umfassend informiert und kann mit diesem Wissen erfolgreich für das Unternehmen agieren. Die Teilnehmer erhielten einen Einblick in die Vielfalt und dem riesigen Nutzen der Einführung von digitalen Akten und Prozessen live am System. Hierbei wurden
- der klassische Beschaffungsprozess,
- der Rechnungseingangsprozess zusammen mit dem digital geführten Bestellvorgang,
- das Vertragsmanagement und Dokumentenverwaltung im Einkauf und
- die Volltextsuche am Beispiel einer Systemnutzung in einem KMU präsentiert.
Zum praktischen Einsatz und Nutzen
Silke Erger, Einkaufsleitung der Firma Jänecke + Schneemann Druckfarben GmbH (J+S), berichtete über die vielen Erfahrungen bei Einführung des Systems und bei Erstellung und Ausbau der o.a. aufgeführten Workflows. Neben Mitarbeiterüberzeugung/-motivation ist auch die Bedeutung der Stammdatenpflege in dem führenden ERP-System von hoher Bedeutung.
Viele interne Prozesse wie z.B. dem Beschaffungsprozess, der Verwaltungen und Überwachung von Lieferantenerklärungen oder dem Controlling von Sicherheitsdatenblättern unterstützen DMS Lösungen im Arbeitsalltag des Einkaufs bei J+S.
Diskussion und Abschluss
Nach dem Fachvortrag und den Berichten vom praktischen Einsatz wurde zum Abschluss des Abends heftig diskutiert und Erfahrungen bei einem leckerem Imbiss ausgetauscht.
Weitere Informationen zu diesem Vortrag finden Sie auf der Internetseite der Region.
Informationen zum Download
Präsentation BME 16.06.2015
(PDF-Datei, ~2,0 MB)smartPS Imagebroschüre
(PDF-Datei, ~1,0 MB)smartPS Lösungstemplate – Rechnungseingangsbearbeitung
(PDF-Datei, ~0,5 MB)smartPS Lösungstemplate – KMU Startpaket – CRM + Vertragsmanagement
(PDF-Datei, ~0,5 MB)Infoblatt ERP Integration von SAP mit enaio IND
(PDF-Datei, ~0,2 MB)Information Checkliste GOBD
(PDF-Datei, ~0,2 MB)smartPS Anwenderbericht-Jänecke und Schneemann Druckfarben
(PDF-Datei, ~0,7 MB)smartPS Anwenderbericht-Dachziegelwerke Nelskamp
(PDF-Datei, ~0,5 MB)smartPS Anwenderbericht-Investitions- und Förderbank Niedersachsen – NBank
(PDF-Datei, ~0,5 MB)
